許多E化程度不深的中小企業,對於重要訊息的佈達很多是透過紙本張貼在佈告

欄、電子郵件或是Line等。如此作法很難保證資訊有效並即時傳達給應該收到訊

息的人,常見的狀況是事後說沒有告知或是沒有注意到;稍具E化能力的企業會

透過自建內部共用網頁傳達或是應用電子郵件服務內建的公佈欄功能,但常常因

系統不具組織架構的概念以及更近一步的權限管控機制,當要傳達較敏感的資

訊時更是顯得綁手綁腳。因此企業重要訊息佈達時應該如何進行E化呢?以下為

幾個重點供大家參考。

一、 公告的權限分類

對於公告的發佈要可以針對特定對象,只要是可以看到的公告就是與您有關的,

也避免企業內部的資訊氾濫;而不同分類的公告也需要對應不同的管理權限。

二、 公告的審核機制

公告是對企業同仁傳達資訊的重要管道,應該要有審核的機制來控管,避免產生

濫發或是誤發的窘境。並且應可以根據不同類型的公告設定不同的審核人員。

三、 自動上下架機制

有些公告是具有時效性或是還沒有生效時不適合佈達的,比如人事升遷公告、企

業內部管理辦法或是ISO文件發行等。需要有可以依適切的時間進行公告發佈或

是下架,透過公告自動上下架的管理機制,可以協助公告發佈同仁提早完成公告

作業流程以免工務繁忙錯過時機。

 

EIP Plus 提供的公告解決方案

• 提供樹狀圖進行分類與權限管理。

• 可針對組織內部全部人員發公告。

• 針對特定的受文對象來做特定部門的公告發表。

• 提供公告定期下架機制,當下架時間一到,公告將自動變為過期公告。

• 通知方式可以利用電子郵件或是系統訊息寄出。

• 可以設定公告發佈必須經過核准才可以發佈。

• 審核者通知方式也可以選擇訊息、電子郵件或者兩者做通知。

• 管理人員可以透過公告統計確認已閱讀名單。

 

當有公告發佈時還可以於GO+ APP 收到PUSH通知,並即時在手機上觀看,讓

重要的資訊不漏接!!

 

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                                                                                                                         資料提供:百加資通股份有限公司                                                                                                                

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