有效運用e化思維,不僅降低管理成本更提升執行效率!

以往主管交辦工作任務多半為口頭或寄送郵件,甚至現今通訊軟體發達指尖輕點

幾下,被交辦的同仁就馬上收到訊息通知,但對於工作的管理這些工具真的合適

嗎?其實不然,主管往往無法立即得知任務的處理進度,甚至石沉大海。事後

於交辦工作的盤點在茫茫訊息中查找更是極為不易。所以公司交辦工作應該如何

進行E化呢?以下為幾個重點供大家參考。

 

一、分類管理
因應公司內部不同的業務求,做好交辦工作分類管理,不僅對於工作的執掌更為

明確,也提升事後工作的追蹤、查找的效率。


二、交辦工作回報
以往主管透過口頭、郵件或是通訊軟體,最麻煩的就是資訊的遺漏、沒有關聯

性,所以清楚記錄回報的進度、時間、內容、工時甚至附上檔案,讓主管追蹤處

理進度易如反掌。


三、角色分派
交辦工作可能由一個或是多個「執行者」組成,或是不需要執行只是要瞭解交辦

工作的「關係人」以及交辦者也可能由代理人來追蹤管理。這時明確的角色分派

就顯得重要,並可成為日後查找交辦工作的維度之一。


四、通知提醒

當工作的指派、回報或是工作的延宕需搭配提醒機制,當對應的角色就能即時瞭

解,提升執行效率!

 

EIP Plus的待辦事項解決方案:

• 可當作企業內部的交辦工作追蹤使用。

 

• 提供交辦工作的分類與權限管理。


• 可設定「擁有者」、「執行者」、「關係人」或「代理人」,可設定自動通知

相關人員。


• 「執行者」可針對所被分派的工作進行回應並記錄所花費之工時,管理者可以

輕易瞭解工作進度。


• 可以批次匯入或匯出待辦事項。


• 如果有相關的檔案,也可以附加一個或多個檔案。


• 可搭配APP行動作業,主管或同仁不在公司也可以即時追蹤或回報工作。

 

待辦事項也可以與會議管理、專案管理模組延伸應用,做為每次會議的追蹤事

項、檢討內容;於專案管理則是專案任務的概念,並可以產生甘特圖輕鬆掌握

執行進度

 

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                                                                       資料提供:百加資通股份有限公司                                                                                                                

                                                                                資料來源:http://t.cn/EiNrkAR