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系統設定建議流程

ISO Plus文件管理系統是一個全方位的文件控管系統,每份文件從新增、版更到下架,管理者都可以設定不同規範、權限,或搭配電子簽核作各層人員的簽核和通知。

文件除了可以安置在不同資料夾以外,還可以歸類到一種或多種的 文件屬性,這是專屬於文件管理系統 標籤式 的新概念歸類方式。

 

管理者可以參考以下流程圖,進行快速設定:

文件管理系統設定

所有的資料夾都必須建立在 所有資料夾 底下,因此在建立 第一層資料夾 時,應先點選 所有資料夾 :

1. 若要新增第一層資料夾,請在文管中心首頁點選【所有資料夾】。

2. 點選右方 資料夾設定 中的【新增資料夾】。

3. 輸入自訂的 資料夾名稱,再點選【確定】即可新增完成。

在文管中心首頁的 系統管理 欄位裡,點選【資料夾權限設定】。

點選【       】黃色鎖頭圖示。

依照該資料夾勾選群組或使用者的權限,勾選完後再點擊【儲存】,即可完成資料夾權限設定。

文件屬性可依照公司對文件的分類需求,定義文件的索引資料(meta data):

1. 在文管中心首頁的 系統管理 欄位裡,點選【文件屬性管理】。

2. 點選【新增屬性名稱】。

3. 填入所需資料後再點選【儲存】即可完成。

設定安全等級存取權限

ISO文件管理系統的安全等級,可依照企業的文件機密、使用性質來分類,主要目的是為了控管文件的顯示、下載或調閱等權限所需要的審核控管機制:

1. 在文管中心首頁的 系統管理 欄位裡,點選【安全等級設定】。

2. 點選【新增】,以增加一項安全等級。

3. 輸入安全等級的 名稱 及 說明。

4. 點選【】黃色鎖頭圖示。

5. 依照安全等級勾選群組或使用者的權限,勾選完後再點擊【儲存】,即可完成安全等級權限設定。

設定審核機制

設定完安全等級之後再切換到「審核機制」,可設定包含是否要搭配電子簽核、線上預覽或鎖定舊版本等細部功能:

1. 在 安全等級設定 首頁中,點選【設定審核機制】。

2. 點選【】黃色鎖頭圖示。

3. 勾選適合的審核機制、對應表單及其他選項,點選【儲存】即可完成設定。

設定完資料夾、安全等級等權限後,文管人員就可以直接在系統上新增文件了。

ISO在導入時,必須要搭配電子表單,而且可以在簽核時效上、流程紀錄及表單資料留存,甚至包含統計資料的篩選上,達到事半功倍的效果,對於將來稽核的各項表單查核勾稽,透過簽核統計的資料篩選,即可一目瞭然。

文管系統已經內建了五張表單,供使用者來使用、編輯或設計:

1. 文件新增申請單。

2. 文件版本變更申請單。

3. 文件原始檔調閱申請單。

4. 文件PDF調閱申請單。

5. 文件下架申請單。

 浮水印管理

在審核機制的「啟動PDF檔」功能中,可選擇加入浮水印的功能,系統能自動爲相關PDF文件加入公司標示或重要聲名:

1. 在文管中心首頁的 系統管理 欄位裡,點選【浮水印管理】。

2. 點選【新增】,填入該浮水印所需的資料後,再點選【儲存】即可完成浮水印的新增。

3. 至安全等級設定的【設定審核機制】,點選【 】黃色鎖頭圖示。

4. 勾選【啟動PDF檔】功能中的【自動加入浮水印】,在後方選單選擇要加入的浮水印,再點選【儲存】即可完成浮水印設定。

※ 註:浮水印若要上傳自訂檔案建議應設計爲A4大小,並儲存成PDF格式。

 自訂欄位管理

在新增單一文件時,企業也可以依照實際需求,自訂文件中的相關欄位:

1. 在文管中心首頁的 系統管理 欄位裡,點選【自訂欄位管理】。

2. 依實際需求新增欄位名稱、類型,再點選【儲存】即可完成自訂欄位新增。